Conditions générales (CG)

Sommaire

1             Champ d’application et validité
2             Définitions des termes 
3             Objet du contrat             
4             Prestations et responsabilité de Swiss-Conferencing      
4.1          Restrictions du service/Garantie             
4.2          Responsabilité 
4.3          Force majeure 
4.4          Délimitations    
5             Obligations de l’utilisateur          
5.1          Paiement           
5.2          Données d’accès            
5.3          Utilisation conforme à la législation et au contrat            
6             Entrée en vigueur du contrat     
6.1          Entrée en vigueur           
6.2          Exclusion            
6.3          Résiliation          
7             Offre    
7.1          Modifications de l’offre
7.2          Prix       
7.3          Facturation        
7.4          Décompte         
7.5          Mode de paiement        
7.6          Retard de paiement      
8             Protection des données
9             Accord sur le traitement des données d’ordres
9.1          Généralités       
9.2          Objet, durée et type de traitement des données             
9.3          Droits et obligations du donneur d’ordre (utilisateur)    
9.4          Droits et obligations du mandataire (Swiss-Conferencing)           
9.5          Demandes de personnes concernées    
9.6          Possibilités de justification, rapports et audits   
9.7          Lieu de l’exécution du traitement de données  
9.8          Recours à des sous-traitants     
10           Dispositions finales        
10.1       Transfert            
10.2       Modifications des CG    
10.3       For

1                Champ d’application et validité

Les présentes CG s’appliquent à l’utilisation des prestations de service de solira GmbH, Untere Vogelsangstrasse 153, 8400 Winterthour, (n° TVA CHE-271.958.403) fournies dans le secteur Conférences téléphoniques, proposées sous le label «Swiss-Conferencing». Ci-après, «Swiss-Conferencing» est assimilé à solira GmbH.

L’utilisation des prestations de service repose exclusivement sur les présentes CG, qui sont automatiquement considérées comme acceptées dès la première utilisation du service et qui ne peuvent être ni supprimées, ni modifiées par l’utilisateur.

 

2                Définitions des termes

  • Les utilisateurs au sens des présentes CG sont les clients qui se sont enregistrés sur le site de Swiss-Conferencing (hôte) et ont obtenu un code d’accès correspondant.

  • Les participants sont les utilisateurs de la conférence qui ont obtenu le code d’accès par l’initiateur (hôte) de la conférence et ne sont pas des partenaires contractuels de Swiss-Conferencing.

  • Les données de connexion sont les informations de connexion qui permettent à l’utilisateur d'accéder à son compte.

  • Les données d’accès à la conférence permettent à l’utilisateur et aux participants de participer à une conférence.

3                Objet du contrat

Swiss-Conferencing fournit des prestations de conférence téléphonique qu’il est possible de réserver sur Swiss-Conferencing.ch (ou d’autres adresses comme Swiss-Conferencing.tech, Swiss-Conferencing.com, etc.). Ces prestations permettent la communication et la collaboration avec plusieurs utilisateurs ou participants par téléphone ou en ligne. Les utilisateurs ont la possibilité d’enregistrer leurs conférences. Les données sont stockées sur des serveurs en Suisse.

L’utilisateur s’inscrit sur Swiss-Conferencing en indiquant son adresse e-mail et reçoit un code NIP lui permettant de créer des conférences téléphoniques. L’utilisateur qui initie la conférence téléphonique (hôte) a la possibilité d’inviter d’autres participants à la conférence en transmettant le code NIP et le numéro de téléphone.

 

4                Prestations et responsabilité de Swiss-Conferencing

4.1            Restrictions du service/Garantie

  • Swiss-Conferencing est autorisée à suspendre durablement ou temporairement la fourniture de la prestation de service à tout moment, et ce sans dédommagement.

  • La mise à disposition des services par Swiss-Conferencing est conditionnée par la mise à disposition de liaisons fixes et téléphoniques par des tiers, notamment en cas d’utilisation de la fonction «Participation via Internet».

  • Swiss-Conferencing est autorisée à exécuter des services de maintenance et de réparation à tout moment. Il peut arriver que les services ne soient pas disponibles.

 

4.2            Responsabilité

Dans les limites autorisées par la loi, la responsabilité de Swiss-Conferencing est exclue sans exception pour les dommages directs et indirects, le manque à gagner et la perte de données. Swiss-Conferencing ne répond pas non plus des dommages résultant d’une utilisation illicite de ses services, ou contraire aux dispositions du contrat.

4.3            Force majeure

Swiss-Conferencing ne peut être tenue responsable lorsque la fourniture des prestations est totalement ou partiellement restreinte en cas de force majeure, de panne des liaisons de télécommunication, de restrictions de la disponibilité d’équipements techniques nécessaires ainsi qu’en cas de perturbations autres, d’événements imprévus et de mesures administratives dont Swiss-Conferencing n’est pas responsable.

4.4            Délimitations

L’installation de logiciels supplémentaires n’est pas nécessaire. Les raccordements téléphoniques et Internet requis, les liaisons téléphoniques et l’accès Internet ainsi que les terminaux requis pour utiliser le service ne sont pas couverts par le présent contrat.

 

5                Obligations de l’utilisateur

5.1            Paiement

L’utilisateur est responsable de veiller à ce que les prestations achetées soient réglées dans les délais.

5.2            Données d’accès

  • L’utilisateur s’engage à conserver en toute sécurité les données de connexion (mots de passe, code NIP, etc.) qui lui permettent d’accéder à son compte et à ne les transmettre à personne.

  • Il se doit de modifier le mot de passe à intervalles réguliers ou en cas de soupçon d’utilisation abusive.

  • L’utilisateur est responsable des données d’accès à la conférence qu’il a réservée et doit les protéger contre toute utilisation non autorisée par des tiers.

  • En cas de soupçon d’utilisation abusive par un tiers, l’utilisateur se doit d’informer immédiatement Swiss-Conferencing et de générer un nouveau code d’accès. Il se porte également garant de l’utilisation des services par des tiers qui ont eu connaissance des données d’accès de manière illicite ou par le biais d'une transmission.

5.3            Utilisation conforme à la législation et au contrat

Le client est responsable du contenu des informations (langue, contenus d’écran, données de toutes formes) qu’il fait transmettre ou modifier par Swiss-Conferencing, ou qu’il rend éventuellement accessibles à des tiers.

En utilisant les prestations de service de Swiss-Conferencing, il s’engage à ne procéder à aucun acte contraire à la loi et à ne pas utiliser le service de manière abusive. Il se doit de respecter les dispositions relatives à la protection et à la sécurité des données en vigueur.

 

Au début de chaque conférence, l’utilisateur se doit d’informer tous les participants en cas d’enregistrement durable ou temporaire de la conférence.

 

Swiss-Conferencing et ses partenaires sous-traitants doivent être libérés de toutes les prétentions de tiers résultant d’une utilisation illicite de conférences par l’utilisateur ou avec son approbation ou découlant en particulier de litiges liés à la protection des données, aux droits d’auteur ou d’autres litiges juridiques de l’utilisateur.

 

6                        Entrée en vigueur du contrat

6.1            Entrée en vigueur

Le contrat entre automatiquement en vigueur dès que l’utilisateur s’enregistre sur Swiss-Conferencing, aucune autre formalité n’est requise.

6.2                  Exclusion

Swiss-Conferencing est en droit de refuser la demande de l’utilisateur si ce dernier fournit des informations fausses ou incorrectes ou en cas de soupçon fondé d’utilisation abusive.

 

En cas de violation des obligations de l’utilisateur, Swiss-Conferencing est autorisée à suspendre la prestation de service avec effet immédiat, partiellement ou totalement. L’utilisateur ne peut faire valoir aucune prétention à l’encontre de Swiss-Conferencing suite à un blocage d’accès justifié ou non.

6.3            Résiliation

Ni l’utilisateur ni Swiss-Conferencing n’ont besoin de résilier le service, puisqu’il est facturé d'après le princpe «pay-as-you-go». Les comptes d’utilisateur inactifs sont supprimés au bout de douze mois (aucun service de Swiss-Conferencing utilisé pendant cette période). En cas de besoin, il est possible d’enregistrer un nouveau compte.

 

7                        Offre

7.1            Modifications de l’offre

Swiss-Conferencing aspire à améliorer l’offre en permanence pour le client et par conséquent, elle est autorisée à modifier les services et les fonctions et l’interface utilisateur à tout moment, sans en informer l’utilisateur.

7.2            Prix

Pour l’utilisation des prestations de service de Swiss-Conferencing, l’utilisateur paie un montant conforme à la liste des prix et des prestations disponible sur www.Swiss-Conferencing.ch. Swiss-Conferencing se réserve le droit de modifier les prix à tout moment, sans préavis. Lors de la connexion à la conférence, les prix actuels publiés s’appliquent.

7.3            Facturation

La facturation est réalisée sur une base mensuelle et est envoyée par voie électronique à l’adresse e-mail saisie lors de l’inscription. Par ailleurs, l’utilisateur peut consulter le décompte sur le portail utilisateur. Il n’existe aucun droit à l’envoi d’une facture papier.

7.4            Décompte

Les frais pour l’utilisation du service de conférence se composent des frais de bridging et des frais de communication dont l’utilisateur est à l’origine du fait de de l’utilisation des numéros d’accès locaux mis à disposition par Swiss-Conferencing. (Intercity Access, ICA)

Les prix des communications en centimes par minute diffèrent en fonction du pays (selon le tarif de Swiss-Conferencing) et contiennent déjà les frais de bridging. Ces coûts sont toujours facturés à l’utilisateur (hôte), les participants ne paient que le prix des communications jusqu’au point de connexion choisi.

7.5            Mode de paiement

Les prestations utilisées sont débitées une fois par mois de la carte de crédit de l’utilisateur enregistrée lors de l’inscription. Il est possible de payer par facture mensuelle et virement bancaire. L’utilisateur opte pour le mode de son choix dans son compte.

7.6            Retard de paiement

Si l’utilisateur accuse un retard de paiement, Swiss-Conferencing peut exclure l’utilisateur de l’utilisation de son offre de prestations de service. Dans ce cas, l’utilisateur s’engage à payer les montants dus pour les prestations de service déjà utilisées.

 

Swiss-Conferencing est en droit de transférer ou de céder à des tiers les contrats ou les créances en découlant à des fins de recouvrement, sans que l’accord du client soit requis.

 

8                Protection des données

Swiss-Conferencing traite les données à caractère personnel dans le respect de la loi actuelle relative à la protection des données.

 

Swiss-Conferencing respectera toutes les dispositions relatives à la protection des données en vigueur et prendra les mesures de protection techniques nécessaires. Des informations détaillées sont décrites dans la déclaration sur la protection des données.

 

9                Accord sur le traitement des données d’ordres

 

9.1            Généralités

Le présent accord concrétise les obligations des parties sur le plan de la protection des données, en se reposant sur les directives du RGPD pour les données saisies dans le champ d’application du RGPD («données pertinentes».)

À cet effet, les parties conviennent de l’accord suivant.

Cet accord doit être considéré comme un complément aux CG de Swiss-Conferencing.

9.2            Objet, durée et type de traitement des données

Objet

Cet ordre a pour objet les services de conférences téléphoniques de Swiss-Conferencing fournis dans le cadre des prestations de service proposées par le mandataire et des descriptions des services concrétisés d’après l’offre présentée sur www.Swiss-Conferencing.ch. En fonction de l’utilisation des services, un traitement des données est parfois effectué dans le cadre de l’ordre. C’est notamment le cas lorsque l’utilisateur demande l’enregistrement de conférences. Swiss-Conferencing n’enregistre aucune conférence à sa propre initiative.

Ci-après, le terme «utilisateur» est utilisé pour désigner le donneur d’ordre au sens du RGPD. Ci-après «Swiss-Conferencing» est désignée comme mandataire.

 

Durée du contrat relatif aux données à traiter

Le contrat commence à l’acceptation de la demande d’enregistrement de l’utilisateur par Swiss-Conferencing et à l’envoi d’un code d’accès pour l’utilisation des services. Le contrat prend fin à la suppression du compte par l’utilisateur et/ou à la suppression du compte si l’utilisateur est inactif. (cf. 6.3 Résiliation)

 

Type de traitement des données

Les catégories de données suivantes sont traitées:

les coordonnées, les données de facturation, les données résultant des services utilisés (CDR), notamment les enregistrements de conférences que l’utilisateur a initiées.

 

Les catégories de personnes concernées suivantes sont soumises au traitement des ordres:

participants, utilisateurs, fournisseurs, collaborateurs, partenaires contractuels

 

9.3            Droits et obligations du donneur d’ordre (utilisateur)

L’utilisateur est responsable de la légitimité du traitement des données, y compris de l’admissibilité du traitement des ordres/sous-ordres. Dans son domaine de responsabilité, il prend des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les données importantes.

L’utilisateur se doit d’informer immédiatement Swiss-Conferencing s’il constate des violations des dispositions relatives à la protection des données dans les prestations de service fournies par Swiss-Conferencing.

 

L’utilisateur indique à Swiss-Conferencing l’interlocuteur pour toutes les questions sur la protection des données soulevées dans le cadre du contrat.

 

Les présentes conditions générales ont valeur de directives. Dans le cadre de l’utilisation de la prestation, notamment l’enregistrement de conférences téléphoniques, l’utilisateur définit le type et l’étendue du traitement des données. L’ordre et la directive sont déclenchés par le démarrage et la fin de la fonction d’enregistrement.

9.4            Droits et obligations du mandataire (Swiss-Conferencing)

Swiss-Conferencing traite les données importantes exclusivement selon les dispositions du contrat (CG) et du présent accord. L’exécution d’obligations légales, règlementaires ou administratives par Swiss-Conferencing reste réservée.

 

Mesures techniques et organisationnelles (MTO)

Swiss-Conferencing prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des données à caractère personnel. Les mesures indiquées ci-après doivent être comprises de façon générique et peuvent être modifiées à tout moment par Swiss-Conferencing, pour autant que le niveau de protection convenu soit maintenu.

Mesures organisationnelles:

  • Swiss-Conferencing contrôle régulièrement les processus internes ainsi que les mesures techniques et organisationnelles pour assurer que le traitement dans le propre domaine de responsabilité se déroule dans le respect des exigences du droit régissant la protection des données en vigueur et que la protection des droits de la personne concernée soit garantie.

  • Swiss-Conferencing s’assure que les collaborateurs chargés de traiter les données pertinentes de l’utilisateur et les autres personnes travaillant pour Swiss-Conferencing ne sont pas autorisés à traiter les données importantes en dehors du contrat et de cet accord.

  • Swiss-Conferencing s’assure que les personnes autorisées à traiter les données importantes s’engagent au respect de la confidentialité et/ou sont soumises à une obligation légale de discrétion appropriée. L’obligation de confidentialité/discrétion survit au terme du contrat.

  • Swiss-Conferencing informe immédiatement l’utilisateur en cas d’infractions aux règles visant à protéger les données personnelles par le mandataire ou par les personnes qu’il emploie.

  • Swiss-Conferencing indique au client l’interlocuteur pour toutes les questions relatives la protection des données soulevées dans le cadre du contrat.

 

Mesures techniques:

  • Swiss-Conferencing examine, évalue et expertise les éventuels risques liés à la confidentialité et à la disponibilité de données importantes pour les atténuer au moyen de mesures de protection adéquates.

  • Le contrôle d’accès aux centres de données ou locaux dans lesquels des données importantes sont traitées ou stockées est assuré par les sous-traitants.

  • Le contrôle des accès aux données devant être protégées est assuré sur la base de rôles, par des mécanismes techniques conformes.

  • À la fin du contrat, les données importantes stockées par Swiss-Conferencing doivent être restituées ou supprimées selon les conditions contractuelles. Pour la suppression des données importantes, les procédures usuelles dans le secteur doivent être utilisées.

  • L’enregistrement des données relève de la responsabilité de l’utilisateur. Il est soutenu par un contrôle de saisie dans l’application, garantissant que les coordonnées sont saisies correctement.

  • Contrôle d’ordre: Swiss-Conferencing choisit les sous-traitants potentiels autorisés à accéder aux données avec soin et les soumet aux responsabilités liées à la protection des données.

  • Le stockage des données est effectué dans des centres de données situés en Suisse, en respectant le niveau de protection nécessaire pour assurer la sûreté de fonctionnement.

  • Le transport des données et l’accès à celles-ci via Internet s’effectuent sous forme cryptée.

9.5            Demandes de personnes concernées

Si un participant ou un tiers s’adresse à Swiss-Conferencing pour des demandes de correction, suppression, renseignement ou d’autres prétentions concernant des données importantes, Swiss-Conferencing renvoie le client à l’utilisateur, sous réserve que les données de la personne concernée permettent une attribution.

9.6            Possibilités de justification, rapports et audits

En cas de soupçon fondé concernant le traitement des données fournies par le donneur d’ordre, ce dernier a le droit d’obtenir des informations documentant les obligations convenues. La demande de consultation doit être déposée par écrit. Tous les coûts, y compris les charges internes de Swiss-Conferencing ainsi que les coûts occasionnés pour les tiers mandatés sont à la charge du demandeur (utilisateur).

L’utilisateur s’engage à traiter toutes les connaissances liées aux secrets professionnels et mesures de sécurité des données du mandataire obtenues dans le cadre de l’audit en toute confidentialité.

9.7            Lieu de l’exécution du traitement de données

Les activités de traitement de données ainsi que le stockage éventuel de données sont effectués exclusivement en Suisse.  En cas de dysfonctionnement, il est possible d’avoir recours à un spécialiste en logiciel allemand pour autant que les mesures de protection techniques et contractuelles nécessaires soient respectées.

9.8            Recours à des sous-traitants

Swiss-Conferencing informe le donneur d’ordre des sous-traitants actuels. Swiss-Conferencing peut en changer à tout moment. En cas de recours à un nouveau sous-traitant ou de remplacement d’un sous-traitant existant chargé du traitement des ordres, l’utilisateur peut suspendre l’utilisation des services de Swiss-Conferencing et supprimer son compte.

 

 

Actuellement, Swiss-Conferencing confie le traitement des données d’ordres à:

  • Swisscom (Suisse) SA, en qualité de prestataire de services et fournisseur de services de bridging, pour les liaisons téléphoniques y compris les numéros d’accès internationaux ainsi que pour les prestations de service par le Service Office pour les demandes d’assistance

  • hosttech GmbH, 8805 Richterswil, en qualité d’hébergeur pour le site web et les systèmes back-end

 

Le mandataire conclut les accords nécessaires avec le sous-traitant chargé du traitement des ordres au sens de l’article 28 al. 4 RGPD.

 

10            Dispositions finales

10.1          Transfert

Le transfert du contrat ou des droits et obligations qui en découlent requiert l’accord écrit des deux parties. Swiss-Conferencing peut transférer le présent contrat ou des droits et obligations qui en découlent à une autre société sans l’accord de l’utilisateur, dans la mesure où ladite société est contrôlée directement ou indirectement par Swiss-Conferencing.

10.2         Modifications des CG

Swiss-Conferencing se réserve le droit de modifier les CG à tout moment. En utilisant la prestation de service de Swiss-Conferencing, le client accepte automatiquement les CG actuellement en vigueur, publiées sur le site Internet de Swiss-Conferencing.

10.3         For

Le contrat est régi par le droit suisse. Le for est le siège de solira GmbH.