Condizioni generali di contratto (CGC)

Contenuto

1             Campo di applicazione e validità
2             Definizioni
3             Oggetto del contratto   
4             Prestazioni e responsabilità di Swiss-Conferencing         
4.1          Limitazione del servizio / Garanzia          
4.2          Responsabilità 
4.3          Forza maggiore
4.4          Limitazioni         
5             Obblighi dell’utente      
5.1          Pagamento       
5.2          Credenziali di accesso   
5.3          Utilizzo conforme alle leggi e al contratto           
6             Perfezionamento del contratto
6.1          Perfezionamento           
6.2          Esclusione          
6.3          Disdetta              
7             Offerta
7.1          Variazioni dell’offerta   
7.2          Prezzi   
7.3          Fatturazione     
7.4          Rendiconto       
7.5          Modalità di pagamento
7.6          Ritardo nel pagamento
8             Protezione dei dati         
9             Accordo sul trattamento dei dati in outsourcing
9.1          Informazioni generali    
9.2          Oggetto, durata e natura del trattamento dei dati           
9.3          Diritti e doveri del titolare del trattamento (utente)      
9.4          Diritti e doveri del responsabile del trattamento (Swiss-Conferencing)  
9.5          Richieste degli interessati           
9.6          Possibilità di documentazione, rapporti e audit
9.7          Luogo di esecuzione del trattamento dei dati    
9.8          Ricorso a sub-responsabili del trattamento        
10           Disposizioni finali            
10.1       Trasferimento  
10.2       Modifiche CGC 
10.3       Foro competente           

1                Campo di applicazione e validità

Le presenti CGC si applicano all’utilizzo dei servizi resi da solira GmbH, Untere Vogelsangstrasse 153, 8400 Winterthur, (IDI CHE-271.958.403) nel campo delle conferenze telefoniche, offerti con il marchio «Swiss-Conferencing». Nel prosieguo con «Swiss-Conferencing» si intende riferirsi a solira GmbH.

L’utilizzo di questi servizi si basa esclusivamente sulle presenti CGC, che si considerano accettate automaticamente al primo utilizzo del servizio e non possono essere disattese né modificate dall’utente.

 

2                Definizioni

  • Sono utenti ai sensi delle presenti CGC i clienti che si sono registrati sul sito di Swiss-Conferencing (host) e hanno ricevuto il necessario codice d’accesso.

  • I partecipanti sono utilizzatori della conferenza che hanno ricevuto dall’iniziatore della conferenza (host) il codice d’accesso e non sono partner contrattuali di Swiss-Conferencing.

  • I dati di login sono i dati di registrazione che permettono all’utente di accedere al proprio account.

  • Le credenziali di accesso alla conferenza permettono all’utente e ai partecipanti di prendere parte a una conferenza.

 

3                Oggetto del contratto

Swiss-Conferencing fornisce servizi di conferenza telefonica che si possono prenotare tramite Swiss-Conferencing.ch (o altri indirizzi come Swiss-Conferencing.tech, Swiss-Conferencing.com, ecc.). Tali servizi consentono la comunicazione e la collaborazione con più utenti e/o partecipanti telefonicamente o mezzo Internet. Gli utenti hanno la possibilità di registrare le proprie conferenze. I dati si trovano su server in Svizzera.

L’utente si registra su Swiss-Conferencing indicando il proprio indirizzo e-mail e riceve quindi un PIN con cui può configurare conferenze telefoniche. L’utente che avvia la conferenza telefonica (host) ha la possibilità di invitare altri partecipanti alla conferenza trasmettendo loro PIN e numero di telefono.

 

4                Prestazioni e responsabilità di Swiss-Conferencing

4.1            Limitazione del servizio / Garanzia

  • Swiss-Conferencing è autorizzata a interrompere in qualsiasi momento, permanentemente o temporaneamente, la fornitura del servizio senza dover risarcire gli utenti.

  • Swiss-Conferencing offre i propri servizi a condizione che siano predisposte a cura di terzi le connessioni fisse e dial-up, in particolare in caso di utilizzo della funzione «Partecipazione tramite Internet».

  • Swiss-Conferencing è autorizzata a effettuare in qualsiasi momento lavori di manutenzione e riparazione. In tali occasioni può darsi che i servizi non siano disponibili.

 

4.2            Responsabilità

La responsabilità di Swiss-Conferencing per danni diretti e indiretti, mancato guadagno, perdita di dati è – ove ammesso dalla legge – esclusa in ogni caso. Swiss-Conferencing non risponde altresì di danni causati da un utilizzo dei suoi servizi non conforme alla legge o al contratto.

4.3            Forza maggiore

Swiss-Conferencing non è responsabile nel caso la fornitura dei servizi sia in tutto o in parte limitata per cause di forza maggiore, mancato funzionamento dei collegamenti di telecomunicazione, limitata disponibilità di dispositivi tecnici necessari e a causa di altri guasti, eventi imprevisti e misure disposte dalle autorità, non imputabili a Swiss-Conferencing.

4.4            Limitazioni

Non è richiesta l’installazione di ulteriori software. Non formano oggetto del presente contratto i necessari collegamenti telefonici/Internet, le linee telefoniche, l’accesso a Internet e i terminali necessari per poter usufruire del servizio.

 

5                Obblighi dell’utente

5.1            Pagamento

L’utente risponde del pagamento puntuale delle prestazioni acquistate.

5.2            Credenziali di accesso

  • L’utente è tenuto a conservare al sicuro le credenziali di accesso (password, PIN, ecc.) che gli permettono di accedere al proprio account e a non renderle accessibili a nessuno.

  • Nel caso l’utente sospetti un uso improprio o comunque periodicamente è tenuto a modificare la password.

  • L’utente è responsabile dei dati di accesso alla conferenza da lui prenotata ed è tenuto a proteggerli dall’uso non autorizzato da parte di terzi.

  • L’utente è tenuto a informare subito Swiss-Conferencing nel caso sospetti un uso improprio da parte di terzi e a generare un nuovo codice d’accesso. Egli risponde anche dell’utilizzo del servizio da parte di terzi che siano entrati in possesso delle credenziali d’accesso a una conferenza in modo illecito o perché loro trasmessi.

5.3            Utilizzo conforme alle leggi e al contratto

Il cliente è responsabile del contenuto delle informazioni (lingua, contenuti delle schermate, dati in qualsiasi formato) che egli consente a Swiss-Conferencing di trasmettere o di elaborare o che comunque rende accessibili a terzi.

Egli si impegna a non compiere, usufruendo dei servizi di Swiss-Conferencing, azioni illecite e a non utilizzare il servizio in altro modo improprio. Egli è tenuto a rispettare le vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati e sicurezza dei dati.

 

L’utente è tenuto a informare tutti i partecipanti, all’inizio della conferenza, dell’eventuale registrazione della conferenza in via permanente o temporanea.

 

Sia Swiss-Conferencing che i partner suoi fornitori sono sollevati da qualsiasi rivendicazione di terzi riferibile all’uso illecito di conferenze da parte dell’utente o attuato con il suo consenso o che derivi in particolare da controversie promosse dall’utente in materia di norme sulla protezione dei dati, sul diritto d’autore o altro motivo legale.

 

6                        Perfezionamento del contratto

6.1            Perfezionamento

Il contratto si perfeziona automaticamente con la registrazione dell’utente su Swiss-Conferencing e non richiede ulteriori formalità.

6.2                  Esclusione

Swiss-Conferencing ha diritto di respingere la richiesta dell’utente nel caso in cui questi fornisca dati falsi o errati o sussista il fondato sospetto di un uso improprio.

 

Swiss-Conferencing è autorizzata, in caso di violazione degli obblighi dell’utente, a interrompere in tutto o in parte l’erogazione del servizio con effetto immediato. L’eventuale blocco dell’accesso, giustificato o meno, non comporta diritti dell’utente nei confronti di Swiss-Conferencing.

6.3            Disdetta

Un’eventuale disdetta non è necessaria né da parte dell’utente né di Swiss-Conferencing, poiché il servizio viene addebitato con modalità «pay-as-you-go». Gli account utente inattivi per 12 mesi (nessun servizio di Swiss-Conferencing utilizzato nel periodo) vengono cancellati. Nel caso lo si desideri, è possibile registrare un nuovo account.

 

7                        Offerta

7.1            Variazioni dell’offerta

Swiss-Conferencing si adopera per migliorare continuamente l’offerta per i clienti ed è pertanto autorizzata a modificare in qualsiasi momento servizi, funzioni e interfaccia utente senza necessità di darne comunicazione agli utenti.

7.2            Prezzi

L’utente paga, per l’utilizzo dei servizi di Swiss-Conferencing, un importo conforme al listino prezzi e servizi pubblicato su www.Swiss-Conferencing.ch. Swiss-Conferencing si riserva la facoltà di modificare i prezzi in qualsiasi momento senza preavviso. Per ciascuna conferenza trovano applicazione i prezzi pubblicati al momento di collegarsi.

7.3            Fatturazione

La fatturazione avviene su base mensile; le fatture vengono trasmesse elettronicamente all’indirizzo e-mail indicato all’atto della registrazione. Inoltre il rendiconto può essere visualizzato dall’utente attraverso il portale riservato agli utenti. Non è riconosciuto alcun diritto automatico alla trasmissione di un rendiconto cartaceo.

7.4            Rendiconto

La tariffa per l’utilizzo del servizio di audioconferenza è composta dalle tariffe di bridging e dalle tariffe di connessione determinate dall’utilizzo da parte dei partecipanti dei numeri di connessione locali messi a disposizione da Swiss-Conferencing. (Intercity Access, ICA)

I costi di connessione espressi in centesimi al minuto variano a seconda del Paese (come da listino prezzi di Swiss-Conferencing) e includono i costi di bridging. Questi costi vengono addebitati all’utente (host), mentre i partecipanti pagano soltanto i costi di connessione fino al punto di accesso scelto.

7.5            Modalità di pagamento

La carta di credito dell’utente salvata al momento della registrazione viene addebitata mensilmente in base alle prestazioni usufruite. È possibile pagare tramite fattura mensile e bonifico bancario. L’utente può scegliere il metodo nel suo account.

7.6            Ritardo nel pagamento

Qualora l’utente tardi a ottemperare ai propri obblighi di pagamento, Swiss-Conferencing ha la facoltà di escluderlo dall’utilizzo delle prestazioni fornite. In questo caso permane in capo all’utente l’obbligo di pagare gli importi arretrati relativi a prestazioni già usufruite.

 

Swiss-Conferencing è autorizzata a trasferire o cedere a terzi contratti o crediti a fini di recupero crediti, senza il consenso del cliente.

 

8                Protezione dei dati

Swiss-Conferencing tratta dati personali in conformità alle prescrizioni della vigente legge sulla protezione dei dati.

 

Swiss-Conferencing si impegna al rispetto di tutte le norme applicabili in materia di protezione dei dati e ad adottare tutti gli accorgimenti tecnici necessari per la protezione. Informazioni dettagliate al riguardo sono contenute nell’Informativa sulla privacy.

 

9                Accordo sul trattamento dei dati in outsourcing

 

9.1            Informazioni generali

Il presente accordo specifica gli obblighi delle parti in materia di protezione dei dati previsti dalle norme del GDPR dell’UE per i dati di cui al campo di applicazione di tale Regolamento («dati rilevanti»).

Allo scopo le parti convengono quanto segue.

Il presente accordo si deve intendere quale integrazione alle CGC di Swiss-Conferencing.

9.2            Oggetto, durata e natura del trattamento dei dati

Oggetto

Formano oggetto di questo incarico i servizi di conferenza telefonica di Swiss-Conferencing che vengono offerti nell’ambito delle prestazioni fornite dal responsabile del trattamento e relative descrizioni come riportate su www.Swiss-Conferencing.ch. In base all’utilizzo dei servizi può darsi che si proceda al trattamento dei dati in outsourcing. Tale eventualità si verifica in particolare quando l’utente effettua la registrazione delle conferenze. Swiss-Conferencing non registra le conferenze di propria iniziativa.

Il termine «utente» viene usato nel prosieguo ai sensi del RGPD nel senso di titolare del trattamento. Di seguito è considerata responsabile del trattamento «Swiss-Conferencing».

 

Durata del rapporto contrattuale concernente il trattamento dei dati

Il contratto decorre con l’accettazione della richiesta di registrazione dell’utente da parte di Swiss-Conferencing e la comunicazione di un codice d’accesso per l’utilizzo del servizio. Il contratto cessa con la cancellazione dell’account da parte dell’utente o con la cancellazione dell’account per inattività dell’utente. (v. 6.3 Disdetta)

 

Natura del trattamento dei dati

Vengono trattate le seguenti categorie di dati:

dati di contatto, dati di fatturazione, dati che vengono generati dall’utilizzo del servizio (CDR), in particolare registrazioni di conferenze organizzate dall’utente.

 

Vengono trattati in outsourcing i dati delle seguenti categorie di interessati:

partecipanti, utenti, fornitori, collaboratori, partner commerciali

 

9.3            Diritti e doveri del titolare del trattamento (utente)

L’utente è responsabile della legittimità del trattamento dei dati, inclusa l’ammissibilità del trattamento in outsourcing o sub-outsourcing. Nei limiti delle sue responsabilità egli adotta autonomamente misure tecniche e organizzative idonee per la protezione dei dati rilevanti.

L’utente è tenuto a informare immediatamente Swiss-Conferencing qualora riscontri, nell’ambito delle prestazioni rese da Swiss-Conferencing, violazioni delle disposizioni in materia di protezione dei dati.

 

L’utente designa Swiss-Conferencing quale partner di riferimento per questioni in materia di protezione dei dati che emergano in relazione al contratto.

 

Le presenti Condizioni generali di contratto sono da considerare indicazioni in materia. Nell’ambito dell’utilizzo della prestazione, in particolare della registrazione delle conferenze telefoniche, l’utente stabilisce natura e portata del trattamento dei dati. Incarico e ordine hanno luogo contestualmente all’avvio e al termine della funzione di registrazione.

9.4            Diritti e doveri del responsabile del trattamento (Swiss-Conferencing)

Swiss-Conferencing tratta i dati rilevanti esclusivamente ai sensi delle clausole del contratto (CGC) e del presente accordo. È qui fatto salvo l’adempimento di obblighi previsti da leggi, regolamenti o autorità da parte di Swiss-Conferencing.

 

Misure tecniche e organizzative (TOM)

  • Swiss-Conferencing adotta misure tecniche e organizzative per la protezione dei dati personali. Le misure, di seguito elencate, devono intendersi in senso generico e possono essere modificate in qualsiasi momento da Swiss-Conferencing, a condizione che non si disattenda il livello di protezione concordato.

  • Misure organizzative:

  • Swiss-Conferencing controlla periodicamente i processi interni e le misure tecnico-organizzative al fine di garantire che il trattamento dei dati nella propria sfera di responsabilità si svolga in linea con i requisiti della normativa vigente in materia di protezione dei dati e sia assicurata la tutela dei diritti dell’interessato.

  • Swiss-Conferencing fa in modo che ai collaboratori che si occupano del trattamento dei dati rilevanti dell’utente e alle altre persone operanti per Swiss-Conferencing sia vietato di trattare i dati rilevanti al di fuori delle previsioni del contratto e del presente accordo.

  • Swiss-Conferencing garantisce che le persone autorizzate al trattamento dei dati rilevanti si siano impegnate alla riservatezza e/o siano soggette a un idoneo obbligo di legge alla segretezza. L’obbligo di riservatezza/segretezza continua a sussistere anche dopo la cessazione del contratto.

  • Swiss-Conferencing si impegna a informare tempestivamente l’utente in caso di violazioni da parte del responsabile del trattamento o delle persone da lui impiegate di norme relative alla protezione dei dati personali.

  • Swiss-Conferencing indica al cliente il partner di riferimento per questioni in materia di protezione dei dati che emergano in relazione al contratto.

 

Misure tecniche:

Swiss-Conferencing verifica, analizza e valuta eventuali rischi relativamente alla riservatezza e alla disponibilità di dati rilevanti al fine di mitigarli con adeguate misure di protezione.

Il controllo degli accessi a centri di elaborazione dati o spazi dove vengono trattati o archiviati dati rilevanti è fornito dai sub-responsabili del trattamento.

Il controllo degli accessi a dati soggetti a protezione è basato sui ruoli e assicurato da idonei meccanismi tecnici.

I dati rilevanti archiviati da Swiss-Conferencing devono essere restituiti o cancellati alla fine del contratto ai sensi delle clausole contrattuali. Per la cancellazione di dati rilevanti si utilizzano procedure usuali nel settore.

La registrazione dei dati ricade nell’ambito di responsabilità dell’utente, che viene supportato nell’applicazione attraverso un controllo sulla digitazione affinché i dati di contatto vengano registrati correttamente.

Controllo ordine: Swiss-Conferencing sceglie con cura i possibili sub-fornitori con accesso ai dati e e trasferisce loro le principali responsabilità in materia di protezione dei dati.

L’archiviazione dei dati ha luogo in centri di elaborazione in Svizzera con il necessario livello di protezione, al fine di garantire affidabilità.

Il trasporto dei dati e l’accesso agli stessi tramite Internet hanno luogo in modalità cifrata.

9.5            Richieste degli interessati

Qualora un partecipante o una persona terza avanzi nei confronti di Swiss-Conferencing richieste di rettifica, cancellazione, informazione o altre rivendicazioni concernenti i dati rilevanti, Swiss-Conferencing indirizzerà il cliente all’utente ove sia possibile un’associazione secondo quanto dichiarato dall’interessato.

9.6            Possibilità di documentazione, rapporti e audit

In caso di fondato sospetto riguardo al trattamento dei dati da lui forniti, il titolare del trattamento ha diritto di ricevere informazioni che documentino gli obblighi concordati. La richiesta di consultazione dev’essere formulata per iscritto. Tutti i costi, inclusi gli oneri interni di Swiss-Conferencing e i costi legati a terzi incaricati, sono a carico del richiedente (utente).

L’utente è tenuto a considerare confidenziali tutte le informazioni concernenti segreti aziendali e misure per la sicurezza dei dati del responsabile del trattamento di cui venga in possesso nell’ambito dell’audit.

9.7            Luogo di esecuzione del trattamento dei dati

Le attività di trattamento dei dati e l’eventuale archiviazione di dati si svolgono esclusivamente in Svizzera. In caso di guasto è possibile avvalersi, nel rispetto delle necessarie misure di protezione tecniche e contrattuali, di un esperto di software dalla Germania.

9.8            Ricorso a sub-responsabili del trattamento

Swiss-Conferencing informa in questa sede il titolare del trattamento circa i sub-responsabili attualmente impegnati, che possono essere sostituiti in qualsiasi momento da Swiss-Conferencing. In caso di ricorso a un nuovo sub-responsabile del trattamento o di sostituzione di uno esistente, l’utente ha facoltà di interrompere l’utilizzo dei servizi di Swiss-Conferencing e di cancellare il proprio account.

 

 

Attualmente Swiss-Conferencing si avvale dei seguenti responsabili del trattamento:

  • Swisscom (Svizzera) SA, in qualità di fornitore del servizio e gestore del servizio di bridging, per collegamenti telefonici incl. numeri di connessione internazionali e servizi a cura del Service Office per richieste di supporto

  • hosttech GmbH, 8805 Richterswil, in qualità di hosting provider per il sito web e i sistemi back-end

 

Il responsabile del trattamento stipula gli accordi necessari ai sensi dell’art. 28 cpv. 4 RGPD con il sub-responsabile del trattamento.

 

10            Disposizioni finali

10.1          Trasferimento

Ai fini del trasferimento del contratto e dei diritti e doveri contrattuali che ne derivano è richiesto il consenso scritto di entrambe le parti. Swiss-Conferencing può trasferire il presente contratto o diritti e doveri che ne derivano senza il consenso dell’utente a un’altra società, a condizione che questa sia direttamente o indirettamente controllata da Swiss-Conferencing.

10.2         Modifiche CGC

Swiss-Conferencing si riserva di modificare in qualsiasi momento le CGC. Utilizzando il servizio di Swiss-Conferencing, il cliente accetta automaticamente le CGC di volta in volta vigenti pubblicate sul sito web di Swiss-Conferencing.

10.3         Foro competente

Al contratto si applica la legge svizzera. Foro competente è quello in cui ha sede solira GmbH.